Para empresas, que precisam estar em conformidade com as leis, a auditoria trabalhista é fundamental. Ela traz importantes constatações sobre possíveis infrações que a empresa está cometendo, possibilitando corrigi-las antes de fiscalizações ou problemas jurídicos graves.
Erros e omissões no campo trabalhista podem gerar passivos vultosos, impactando negativamente o caixa da empresa, na sua reputação e, em casos extremos, pode levar até mesmo à paralisação ou suspensão de suas atividades.
É nesse sentido que a auditoria trabalhista se torna uma ferramenta essencial para garantir a segurança jurídica do seu negócio e tranquilidade para você, gestor.
Essa ferramenta serve como um exame minucioso de toda a documentação e procedimentos da empresa relacionados à área trabalhista, com o objetivo de identificar possíveis falhas e riscos de passivos.
Por isso, se você é um empresário e se preocupa com o tema, chegou ao artigo certo. Nele, vamos detalhar quais são as ocasiões em que uma auditoria trabalhista pode ser útil e como fazê-la da forma correta.
Vamos começar a falar sobre este tema tão importante e que pode organizar melhor a sua empresa com relação aos direitos e obrigações trabalhistas?
O que é uma auditoria trabalhista?
A auditoria trabalhista é um exame analítico sobre um determinado escopo de um aspecto organizacional. É um processo de auxílio para verificar a conformidade das práticas trabalhistas de uma empresa com as leis e regulamentos trabalhistas aplicáveis.
Esse procedimento é realizado por meio de uma análise documental, entrevistas com funcionários e gestores, e observação dos processos trabalhistas.
O auditor deve avaliar aspectos como contratação, jornada de trabalho, remuneração, benefícios e segurança do trabalho.
Compliance e auditoria trabalhista
O compliance, por sua vez, é um conjunto de normas e procedimentos que uma organização adota para garantir que suas atividades estejam de acordo com as leis e regulamentos aplicáveis.
A principal diferença entre auditoria e compliance é que enquanto a primeira tem um caráter fiscalizatório, a segunda se concentra em desenvolver processos que permitam à empresa prevenir e combater possibilidades de enfrentar problemas trabalhistas.
Ou seja, o compliance implementa normas e a auditoria fiscaliza se tais normas estão sendo cumpridas pela organização.
Um exemplo de ação da auditoria trabalhista seria notar que alguns funcionários não usam os EPIs (Equipamentos de Proteção Individual) corretamente.
Em contrapartida, o compliance buscaria produzir documentos, normas internas, treinamentos e processos de fiscalização que evitassem esse tipo de risco à empresa.
Ambos os conceitos podem andar juntos, sendo que a auditoria é uma das ferramentas do compliance.
Qual é a finalidade de uma auditoria trabalhista?
A auditoria trabalhista tem como principal finalidade avaliar a conformidade da empresa com a legislação trabalhista, buscando identificar falhas e riscos que possam gerar passivo trabalhista.
Entre seus objetivos também estão:
- Prevenir os riscos trabalhistas: a auditoria permite identificar e corrigir falhas nos processos da empresa antes que elas resultem em reclamações trabalhistas, multas ou até mesmo processos judiciais.
- Reduzir os custos: ao evitar problemas trabalhistas, a empresa pode reduzir custos com processos, multas e indenizações.
- Melhorar a gestão de pessoas: a auditoria pode ajudar a empresa a identificar oportunidades para melhorar a gestão de pessoas, como por exemplo, a criação de um ambiente de trabalho mais seguro e saudável.
- Aumentar a produtividade: uma gestão de pessoas mais eficiente pode levar ao aumento da produtividade dos colaboradores.
- Melhorar a imagem da empresa: uma empresa que demonstra preocupação com o cumprimento da legislação trabalhista tem uma imagem mais positiva no mercado.
Seu trabalho pode avaliar fatores que incluem (mas não se limitam à):
- Contratação de funcionários;
- Jornada de trabalho;
- Salários e benefícios;
- Saúde e segurança no trabalho;
- Verificar se os pagamentos do FGTS estão sendo feitos corretamente;
- Contribuições previdenciárias.
Quando se deve buscar uma auditoria trabalhista?
Existem diversos momentos em que a empresa pode se beneficiar da realização de uma auditoria trabalhista:
- Abertura da empresa: é importante realizar uma auditoria para garantir que a empresa esteja em conformidade desde o início de suas atividades.
- Mudanças na legislação trabalhista: sempre que houver mudanças na legislação trabalhista, é importante realizar uma auditoria para verificar a conformidade com as novas normas.
- Reclamações trabalhistas: se a empresa receber uma reclamação trabalhista, realizar uma auditoria pode ajudar a identificar as falhas que podem ter gerado a reclamação.
- Acidentes de trabalho: se houver um acidente de trabalho na empresa, é importante realizar uma auditoria para verificar se as normas de saúde e segurança no trabalho estão sendo cumpridas.
- Multa por descumprimento da legislação trabalhista: se a empresa receber uma multa por descumprimento da legislação, é importante realizar uma auditoria para identificar quais foram as falhas que geraram a multa.
- Mudanças na gestão da empresa: se houver uma mudança na gestão da empresa, é importante realizar uma auditoria para verificar se a empresa está em conformidade com a legislação trabalhista.
- Preparação para fusão ou aquisição: se a empresa estiver se preparando para uma fusão ou aquisição, é importante realizar uma auditoria para verificar se as empresas envolvidas estão em conformidade com a legislação trabalhista.
Além destas situações, mesmo que não haja nenhum motivo específico para realizar uma auditoria trabalhista, é recomendável que a empresa faça uma auditoria periodicamente.
A periodicidade da auditoria pode variar de acordo com o porte da empresa, o ramo de atividade e o histórico de problemas trabalhistas.
Quem pode fazer auditoria trabalhista?
A auditoria trabalhista pode ser realizada por profissionais especializados em direito do trabalho, contabilidade ou auditoria.
Alguns profissionais que podem realizar auditoria trabalhista:
- Advogados especializados em direito do trabalho: possuem conhecimento da legislação trabalhista e podem identificar e corrigir falhas nos processos da empresa.
- Contadores: possuem conhecimento da legislação trabalhista e podem verificar se a empresa está cumprindo as obrigações fiscais e previdenciárias relacionadas ao trabalho.
- Auditores trabalhistas: são profissionais especializados em auditoria trabalhista e possuem conhecimento da legislação trabalhista, contabilidade e auditoria.
É importante escolher um profissional que tenha experiência e qualificação para realizar o procedimento.
O que faz um auditor trabalhista?
O auditor trabalhista é um profissional responsável por fiscalizar o cumprimento da legislação trabalhista por parte das empresas. Ele atua na prevenção de riscos trabalhistas, garantindo a segurança e o bem-estar dos trabalhadores.
Suas atribuições envolvem:
- Realizar inspeções nas empresas: o auditor pode verificar se elas estão cumprindo as normas de segurança e saúde no trabalho, a jornada de trabalho, o pagamento de salários e benefícios, entre outras obrigações.
- Analisar documentos: documentos da empresa, como folhas de pagamento, registros de ponto, contratos de trabalho, entre outros, são alguns dos “alvos” dos auditores para verificar se há alguma irregularidade.
- Entrevistar trabalhadores: para verificar se eles estão sendo tratados de forma justa e se seus direitos estão sendo respeitados.
- Emitir laudos: o auditor emite laudos com os resultados da auditoria, que podem ser utilizados para aperfeiçoar as práticas da empresa e comprovar o que foi visto nas visitas.
- Orientar e educar as empresas: o auditor pode orientar e educar as empresas sobre a legislação trabalhista e sobre as melhores práticas de gestão de pessoas.
- Mediador em conflitos: o auditor pode atuar como uma espécie de mediador em conflitos entre empresas e trabalhadores.
Passo a passo da auditoria trabalhista
Check list da auditoria trabalhista
Um checklist de auditoria trabalhista é uma ferramenta valiosa para garantir que todos os aspectos das práticas trabalhistas de uma empresa estão em conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis.
Ele fornece uma lista de itens a serem verificados, ajudando os auditores a identificar áreas de risco e garantir a precisão dos registros trabalhistas.
O processo de auditoria trabalhista envolve várias etapas, que incluem o planejamento, a coleta de dados, a análise e o relatório final, que deve propor melhorias e ações corretivas a curto, médio e longo prazo.
O planejamento envolve determinar o escopo da auditoria, enquanto a coleta de dados envolve reunir informações de várias fontes, como registros de funcionários, folhas de pagamento e contratos.
Já a análise envolve avaliar os dados coletados para identificar quaisquer discrepâncias ou áreas de preocupação, e o relatório envolve documentar os resultados da auditoria e fornecer recomendações.
A seguir, um modelo de checklist completo sobre o que é visto em uma auditoria trabalhista.
- 1. Contratação:
- CTPS (anotação e regularização);
- Contrato de trabalho (escrito e registrado);
- Exames admissionais, demissionais e periódicos;
- Controle de jornada de trabalho (ponto manual, eletrônico ou aplicativo);
- Faltas e atrasos (justificativas e abonos);
- Horas extras (autorização, registro e pagamento);
- Descanso intrajornada e interjornada;
- Férias (concessão e pagamento);
- Licenças (maternidade, paternidade, saúde, etc.);
- Aviso prévio (concessão e pagamento);
- Rescisão de contrato (homologação e pagamento de verbas rescisórias).
- Salários e benefícios:
- Folha de pagamento (detalhamento dos salários, horas extras, adicionais, descontos e FGTS);
- Recibos de pagamento;
- Pagamento de salário dentro do prazo legal;
- Salário mínimo;
- 13º salário;
- Férias proporcionais;
- Adicionais de periculosidade, insalubridade e noturno;
- Participação nos lucros ou resultados (PLR);
- Vale-refeição, vale-transporte, vale-alimentação e outros benefícios.
- Saúde e segurança no trabalho:
- Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO);
- Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA);
- Laudos de exames admissionais, demissionais e periódicos;
- Treinamentos em segurança no trabalho;
- Equipamentos de Proteção Individual (EPIs) e Coletiva (EPCs);
- Condições de trabalho seguras e salubres;
- Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA).
- FGTS e INSS:
- Recolhimento do FGTS (8% sobre o salário);
- Depósito do FGTS na conta do trabalhador até o dia 7 do mês subsequente;
- Recolhimento da contribuição previdenciária (INSS) pelo empregador e empregado;
- Guia de Recolhimento do FGTS (GRF);
- Guia da Previdência Social (GPS).
- 2. Contratação de Funcionários:
- Análise de documentos:
- RG, CPF, carteira de trabalho, título de eleitor, comprovante de residência, etc.;
- Verificação da autenticidade dos documentos;
- Consulta de pendências financeiras e trabalhistas.
- Exames admissionais:
- Realização de exames admissionais para verificar a aptidão física e mental do candidato para a função;
- Atestado médico de saúde ocupacional.
- Registro em carteira:
- Anotação do contrato de trabalho na CTPS do empregado;
- Registro do empregado no Ministério do Trabalho e Previdência.
- 3. Jornada de Trabalho:
- Controle de jornada:
- Ponto manual, eletrônico ou aplicativo;
- Registro de entrada, saída, intervalo e horas extras;
- Cumprimento da jornada legal de trabalho;
- Pagamento de horas extras com adicional de 50% ou 100%.
- 4. Salários e Benefícios:
- Cálculo dos salários:
- Salário mínimo;
- Horas extras;
- Adicionais;
- Descontos;
- FGTS;
- INSS.
- Pagamento dos salários:
- Dentro do prazo legal;
- Recibo de pagamento.
- Benefícios:
- Vale-refeição, vale-transporte, vale-alimentação e outros benefícios;
- PLR;
- Férias proporcionais;
- 13º salário.
- 5. Saúde e Segurança no Trabalho:
- PCMSO:
- Exames admissionais, demissionais e periódicos;
- Acompanhamento da saúde dos trabalhadores.
- PPRA:
- Identificação e avaliação dos riscos ambientais;
- Implementação de medidas de controle dos riscos.
- Treinamentos:
- Segurança no trabalho;
- Primeiros socorros;
- NR-33 (Espaço Confinado);
- NR-10 (Segurança em Instalações e Serviços em Eletricidade).
- Equipamentos de Proteção Individual (EPIs) e Coletiva (EPCs):
- Fornecimento de EPIs adequados aos riscos da função;
- Treinamento para uso correto dos EPIs;
- Manutenção dos EPIs.
- Condições de trabalho seguras e salubres:
- Ambiente de trabalho seguro e livre de riscos;
- Iluminação adequada;
- Ventilação adequada;
- Controle de ruídos;
- Controle de temperatura.
- CIPA:
- Eleição da CIPA;
- Treinamento dos membros da CIPA;
- Reuniões da CIPA.
- 6. FGTS e INSS:
- Recolhimento do FGTS:
- 8% sobre o salário;
- Depósito do FGTS na conta do trabalhador até o dia 7 do mês subsequente.
- Recolhimento da contribuição previdenciária (INSS):
- Pelo empregador e empregado;
- Guia de Recolhimento do FGTS (GRF);
- Guia da Previdência Social (GPS).
- 7. Obrigações Acessórias:
- Registro de empresas:
- CNPJ;
- Junta Comercial;
- Prefeitura Municipal.
- Alvarás de funcionamento:
- Prefeitura Municipal;
- Corpo de Bombeiros.
- Licenças e autorizações:
- Órgãos competentes.
- Declarações e obrigações fiscais:
- DCTF;
- GFIP;
- SINTEGRA;
- RAIS.
- 8. Obrigações Sindicais:
- Contribuição sindical:
- Desconto em folha de pagamento;
- Repasse ao sindicato.
- Negociação coletiva:
- Convenções e acordos coletivos de trabalho.
- 9. Obrigações com a Previdência Social:
- GFIP:
- Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social.
- CAGED:
- Cadastro Geral de Empregados e Desempregados.
- RAIS:
- Relação Anual de Informações Sociais.
- 10. Obrigações com o Ministério do Trabalho e Previdência:
- eSocial:
- Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas.
- CAGED:
- Cadastro Geral de Empregados e Desempregados.
- RAIS:
- Relação Anual de Informações Sociais.
- 11. Obrigações com o Tribunal Regional do Trabalho (TRT):
- Ações trabalhistas:
- Defesa da empresa em ações trabalhistas.
- 12. Atualização da Legislação:
- Acompanhamento das mudanças na legislação trabalhista:
- Leis, decretos, normas regulamentadoras, jurisprudência.
Planejamento dos trabalhos da auditoria trabalhista
O planejamento da auditoria trabalhista é um processo sistemático que permite ao auditor executar seu trabalho da maneira mais eficiente e eficaz possível.
Este processo envolve a consideração das estratégias e objetivos da área ou do processo sob revisão, priorizar os riscos relevantes e alocar recursos adequadamente.
Um bom planejamento da auditoria trabalhista resulta em uma análise melhor, pois permite que o auditor identifique e avalie os riscos de forma mais abrangente.
Além disso, ajuda a evitar retrabalho e garante que a auditoria seja concluída dentro do prazo e do orçamento.
O processo de planejamento da auditoria trabalhista geralmente envolve as seguintes etapas: definição do escopo da auditoria, avaliação dos riscos, desenvolvimento de um plano de auditoria e comunicação do plano às partes interessadas.
Execução prática da auditoria trabalhista
Etapas da Auditoria Trabalhista:
- Planejamento:
- Definição do escopo da auditoria: a auditoria pode ser abrangente ou focada em áreas específicas, como jornada de trabalho, salários ou segurança no trabalho.
- Identificação dos riscos: a auditoria deve identificar os principais riscos de não conformidade com a legislação trabalhista.
- Elaboração de um plano de trabalho: o plano de trabalho deve detalhar as etapas da auditoria, os métodos de coleta de dados e as ferramentas a serem utilizadas.
- Execução:
- Coleta de dados: a coleta de dados pode ser realizada por meio de entrevistas com funcionários, análise de documentos, vistorias no local de trabalho e outras técnicas.
- Análise dos dados: os dados coletados são analisados para identificar possíveis falhas de conformidade com a legislação trabalhista.
- Elaboração de um relatório: o relatório da auditoria deve apresentar os resultados da análise, as conclusões e as recomendações de medidas corretivas, apontando prazo máximo para que elas ocorram.
- Acompanhamento:
- Implementação das medidas corretivas: as medidas corretivas recomendadas no relatório da auditoria devem ser implementadas pela empresa.
- Monitoramento dos resultados: a empresa deve monitorar os resultados das medidas corretivas para garantir que a conformidade com a legislação trabalhista seja mantida.
Conclusão
Como vimos ao longo deste artigo, a auditoria trabalhista é uma ferramenta de valiosa importância para as empresas.
Ao adotar sistemas eficientes de auditoria, fiscalização e compliance, a organização consegue prevenir riscos e garantir que suas práticas estejam em conformidade com as normas vigentes.
Dessa forma, a empresa melhora sua eficiência geral, com mitigação do risco de passivos trabalhistas e fortalece a sua imagem de empresa ética e legal perante ao mercado e à sociedade.
Para aplicar esse tipo de programa na sua empresa é fundamental contar com profissionais com experiência no tema. A assessoria jurídica orienta as empresas a aplicar as auditorias de forma ética e legal, evitando imbróglios e complicações legais.
A assessoria jurídica pode te ajudar em pontos como:
- Elaboração e revisão de contratos: a assessoria jurídica garante que os contratos estejam alinhados com as leis e protejam os interesses da empresa.
- Treinamento da equipe: capacita funcionários para lidar com questões trabalhistas, reduzindo erros e riscos.
- Monitoramento das mudanças legais: atenta às alterações nas leis trabalhistas e ajuste de procedimentos internos conforme o necessário.
- Gestão de riscos: identifica áreas de vulnerabilidade e implementa medidas preventivas.
Com isso, resta apenas uma conclusão: a combinação de ferramentas que trazem segurança jurídica ao tema trabalhista cria um ambiente sólido, que protege seu patrimônio e promove um crescimento sustentável da empresa.
