O compliance trabalhista é uma das ferramentas mais eficientes para garantir um ambiente de trabalho seguro, ético e produtivo, impulsionando a competitividade e a reputação do seu negócio. Adotá-lo traz mais segurança jurídica e otimização de processos.
Falando de maneira simplificada, o compliance trabalhista diz respeito ao estabelecimento de um programa, cujas medidas visam garantir que a empresa está seguindo todas as leis e normas trabalhistas de forma adequada.
Entre os pontos incluídos na avaliação do compliance estão desde o simples cumprimento da jornada de trabalho e do pagamento de salários até a prevenção de acidentes e doenças ocupacionais, passando pelo combate ao assédio moral e sexual.
Adotar um programa de compliance trabalhista traz vantagens que impactam diretamente na saúde financeira e na reputação do negócio. Um ambiente de trabalho em conformidade com a legislação reduz drasticamente o risco de multas e processos trabalhistas, que podem ser extremamente onerosos.
O compliance também contribui para a retenção de talentos, pois os colaboradores se sentem mais seguros e valorizados em uma empresa que se preocupa com seus direitos.
Por isso, nós do MMF Advogados preparamos este conteúdo completo sobre o tema, onde você encontrará informações valiosas sobre o compliance trabalhista como:
- Qual é a abrangência do compliance?
- O que a empresa ganha com o compliance trabalhista?
- Quem pode fazer o compliance trabalhista?
- Como aplicar o compliance trabalhista na sua empresa?
- Como uma assessoria jurídica pode ajudar na implementação de um sistema de compliance trabalhista?
Ao final da leitura, você estará munido de todas as ferramentas e informações necessárias para implementar um programa de compliance trabalhista na sua empresa e garantir um futuro mais seguro e próspero para o seu negócio.
Continue lendo e descubra como essa ferramenta pode ser uma importante chave para o sucesso da sua empresa!
O que é compliance trabalhista?
O compliance trabalhista é um conjunto de medidas que visam garantir que a empresa esteja em plena conformidade com todas as leis e normas trabalhistas. Sua adoção é de extrema importância para as empresas, pois ajuda a mitigar riscos e passivos trabalhistas, além de promover um ambiente de trabalho justo e ético.
A implementação do compliance trabalhista envolve a criação de políticas e procedimentos, treinamento de funcionários, monitoramento e auditoria.
Conceito de compliance
O conceito de compliance implica em adotar medidas que garantam que a empresa esteja em plena conformidade com todas as leis e normas a que está sujeita. As normatizações podem ser de diferentes tipos, como leis anticorrupção, trabalhistas, de proteção de dados, ambientais, entre outras.
O objetivo do compliance é evitar riscos e sanções, como multas, processos e até mesmo a suspensão das atividades da empresa. Ele também ajuda a empresa a melhorar sua imagem no mercado, tornando-a mais confiável e transparente.
Conceito aplicado para o âmbito do direito do trabalho
No âmbito do direito do trabalho, o compliance trabalhista busca garantir que a empresa esteja em conformidade com as normas trabalhistas, desde a CLT até as convenções coletivas de trabalho e as normas regulamentadoras.
Isso inclui o cumprimento da jornada de trabalho, o pagamento de salários e horas extras, o fornecimento de EPI’s, a prevenção de acidentes de trabalho, o combate ao assédio moral e sexual, entre outras obrigações.
Não cumprir esses acordos, leis e normas traz penalidades para a empresa como multas, processos trabalhistas e até mesmo a suspensão das atividades.
O que é analisado no compliance trabalhista de uma empresa?
A abrangência do serviço de compliance trabalhista dentro de uma empresa é bastante ampla, envolvendo itens de natureza administrativa, executiva e operacional.
No compliance são analisados itens como:
- Jornada de trabalho e horas extras: cumprimento da jornada legal, controle de horas extras, pagamento correto de horas extras e adicionais noturnos, descanso entre jornadas e intervalos intrajornada.
- Saúde e segurança do trabalho: implementação de medidas de prevenção de acidentes e doenças ocupacionais, fornecimento de EPI’s adequados, treinamento dos colaboradores em segurança do trabalho, emissão de CAT em caso de acidente.
- Remuneração e benefícios: pagamento de salários e benefícios dentro dos prazos legais, correto cálculo de férias e 13º salário, participação nos lucros ou resultados (PLR), vale-refeição, vale-transporte, plano de saúde, seguro de vida.
- Contratação e demissão: recrutamento e seleção de acordo com a legislação, formalização do contrato de trabalho, cumprimento de aviso prévio, pagamento de verbas rescisórias, rescisão indireta do contrato de trabalho.
- Combate ao assédio moral e sexual: criação de canais de denúncia, investigação de casos de assédio, aplicação de medidas punitivas aos assediadores, implementação de políticas de prevenção e conscientização.
- Registro de ponto e controle de frequência: adoção de um sistema de registro de ponto confiável, controle de faltas e atrasos, abono de faltas, banco de horas.
- Terceirização de serviços: responsabilidade solidária da empresa pelos direitos dos trabalhadores terceirizados, acompanhamento e fiscalização do cumprimento das normas trabalhistas pela empresa terceirizada.
Qual a diferença entre auditoria e compliance?
Embora relacionados, auditoria e compliance possuem funções distintas.
A auditoria é um processo pontual de avaliação que visa verificar se a empresa está em conformidade com as leis e normas no momento de sua execução.
O processo de auditoria pode ser feito tanto pela própria empresa quanto por um auditor externo e busca encontrar a existência de erros, buscando corrigi-los antes de uma eventual penalidade de órgãos competentes como o Ministério do Trabalho.
Já o compliance é um conjunto de medidas proativas que visam garantir que a empresa esteja em conformidade com as leis e normas. Nesse sentido, podemos dizer que o compliance é uma ferramenta preventiva que a empresa aplica de forma a evitar problemas futuros. Dessa forma, o compliance é um processo contínuo.
Em outras palavras, a auditoria verifica se a empresa está em conformidade, enquanto o compliance busca garantir que a empresa esteja em conformidade.
O que a empresa ganha com o compliance trabalhista?
O benefício mais óbvio de adotar um sistema de compliance trabalhista é o de conseguir evitar multas e penalidades decorrentes de violações das leis trabalhistas.
No entanto, outros benefícios também podem ser sentidos. Benefícios de adotar um sistema de compliance trabalhista:
- Redução de riscos legais: ajuda na identificação e correção de violações das leis trabalhistas, minimizando o risco de processos judiciais e penalidades.
- Melhoria do ambiente de trabalho: ao cumprir as leis, promove-se um ambiente de trabalho mais justo, ético e seguro, aumentando a satisfação e a produtividade dos colaboradores.
- Fortalecimento da reputação da empresa: empresas que demonstram compromisso com o cumprimento das leis trabalhistas tendem a ter uma reputação melhor perante clientes, investidores e comunidade em geral.
- Economia de recursos financeiros: evitar multas e processos judiciais relacionados a questões trabalhistas pode resultar em economia significativa de recursos financeiros a longo prazo.
- Atração e retenção de talentos/diminuição da rotatividade: uma cultura organizacional baseada no respeito às leis trabalhistas consegue atrair talentos qualificados e reduzir a rotatividade dos funcionários na empresa.
- Promoção da responsabilidade social corporativa: Adotar um sistema de compliance demonstra o compromisso da empresa com a responsabilidade corporativa, gerando impactos positivos na sociedade e no meio ambiente.
Como fazer o compliance trabalhista?
Para implementar o compliance trabalhista é necessário seguir algumas etapas.
Nos próximos tópicos falaremos a respeito de quem pode realizar a implementação do compliance trabalhista, como definir as atividades e processos, além de outros pontos fundamentais para que o compliance seja eficiente.
Quem são os responsáveis pela implementação do compliance trabalhista?
O compliance trabalhista envolve todas as ações internas da empresa, desde a contratação até os processos de desligamento. Por isso, todos os envolvidos na organização têm responsabilidade na sua implementação.
Exemplo disso é que o pessoal da alta administração como gestores e diretores são os responsáveis por dar o pontapé inicial na adoção do compliance.
Eles devem explicar aos colaboradores os benefícios de adotar o sistema, além de fazer com que todos os setores estejam em sinergia para entenderem seus direitos e obrigações.
O departamento jurídico ou um escritório terceirizado de advocacia, por sua vez, é responsável por fornecer aconselhamento sobre as leis e regulamentos trabalhistas, ajudando a empresa a entender suas obrigações legais.
Já a equipe de RH é responsável por implementar as políticas e procedimentos de compliance trabalhista, garantindo que a empresa esteja em conformidade com as leis e regulamentos.
Colaboradores de outros setores devem ter atenção com cada uma das normas e leis trabalhistas evitando problemas para a empresa. Atuar com comunicação eficaz, comunicar conflitos de interesses e casos de assédio são apenas algumas das obrigações que eles devem ter nesse passo.
Definição das atividades do compliance trabalhista e cronograma
O compliance trabalhista é um programa cujo escopo é formado por condutas e políticas que visam mitigar riscos e prejuízos e evitar a responsabilização por condutas ilegais.
Nesse sentido, é importante seguir um planejamento com a definição de atividades e responsabilidades. Para isso, deve-se seguir o ciclo diagnóstico-conscientização- ação.
Além disso, um cronograma para a implementação de ações de compliance trabalhista permite a organização dos processos de forma organizada, eficaz e com risco reduzido de erros.
Este cronograma deve incluir prazos, responsáveis por cada etapa, além de descrever quais serão os recursos necessários para cada atividade.
Apresentação e treinamento dos colaboradores nas diretrizes do compliance trabalhista
O treinamento e a apresentação das normas de compliance devem ser claros e acessíveis a todos os funcionários da empresa. Isso serve para que cada colaborador compreenda suas responsabilidades e direitos dentro da organização.
Além disso, a clareza também evita mal-entendidos e traz mais tranquilidade para que a empresa e os colaboradores consigam atingir as metas e objetivos de conformidade.
Incentivar a participação ativa e o engajamento promove um ambiente de trabalho mais consciente e responsável, enriquecendo o processo.
Os treinamentos devem ser interativos, com exemplos práticos e espaço para perguntas. Esse tipo de abordagem facilita a compreensão e a aplicação correta de cada uma das diretrizes. Também é importante que a empresa forneça um bom nível de suporte e propicie uma abertura na comunicação.
Esses fatores são essenciais para manter o engajamento dos colaboradores, que se sentirão abertos para esclarecer dúvidas e proativos para manter o compromisso com o compliance em toda a organização.
Criação de meios para possibilitar denúncia anônima
Para que um serviço de compliance trabalhista seja eficaz, parte do processo envolve a criação de uma estrutura que permita à empresa receber denúncias anônimas.
Essa estrutura inclui canais de comunicação seguros e confidenciais, como um chatbot, linha telefônica ou plataforma online, que estejam disponíveis para os colaboradores possam relatar irregularidades sem medo de represálias.
Além dos meios para receber as denúncias, também é importante ter procedimentos claros para investigar e respondê-las de maneira rápida e imparcial.
Avaliação dos resultados pós implementação
A avaliação dos resultados do compliance pós-implementação é um processo contínuo que deve ser realizado periodicamente, utilizando diversos métodos e indicadores.
Métricas como a adesão da política de compliance, incidentes de não conformidade e percepção dos funcionários sobre os resultados das medidas são alguns dos itens mais importantes.
Outros indicadores-chave são o número de treinamentos realizados, auditorias conduzidas e relatórios de incidentes para monitorar o progresso e identificar áreas de melhoria.
Caso haja um histórico de penalidades por parte dos órgãos fiscalizadores, esta também é uma métrica que você também deve levar em consideração para entender se o programa de compliance está sendo eficaz.
Note que o programa de compliance trabalhista nunca está pronto: a avaliação pós-implementação deve levar a ajustes e melhorias.
Isso pode se dar por meio da revisão de políticas, fortalecimento de controles, além da prestação de treinamento adicional conforme necessário.
Importância da assessoria jurídica na implementação de compliance trabalhista
Contar com uma assessoria jurídica é fundamental na elaboração de um programa de compliance trabalhista, pois estes profissionais têm experiência no tema e podem fornecer orientação especializada.
Um escritório de confiança pode ajudar na análise detalhada das leis e regulamentos trabalhistas aplicáveis a cada setor ou empresa. Fazendo isso, a assessoria é capaz de identificar áreas de risco trabalhista e desenvolver políticas e procedimentos adequados para garantir o cumprimento das normas.
Ela também pode dar suporte à elaboração de contratos de trabalho, na condução de treinamentos para os colaboradores e na resposta a possíveis denúncias ou litígios trabalhistas.
Se você quer implementar um programa de compliance trabalhista na sua empresa da forma certa e com segurança jurídica, não deixe de procurar uma assessoria jurídica com advogados especialistas em Direito Trabalhista e Empresarial!
Confira esclarecimentos e orientações acerca do compliance trabalhista com nossa sócia Fernanda Massote, em episódio do nosso videocast:
Conclusão
Como você viu ao longo do artigo, investir em compliance trabalhista é fundamental para garantir a integridade do seu negócio.
Esperamos tê-lo ajudado a esclarecer as suas dúvidas sobre os programas de compliance trabalhista, tornando a sua decisão de adotá-lo mais fácil.
Lembre-se: prezar pela segurança jurídica do seu negócio é fundamental para sua sustentabilidade a longo prazo. Risco de passivo trabalhista é uma preocupação para todo empresário – negligenciá-lo pode levar uma empresa à ruína.
Por isso, não deixe de promover programas que fazem a mitigação e correção deste risco. Contar com a experiência e o conhecimento especializado de um escritório de advocacia facilita no desenvolvimento e na implementação de programas que protegem a sua empresa contra riscos jurídicos.
